20 conseils pour respecter vos campagnes d’emailing

Nous avons rassemblé 20 « bonnes manières » qui vous aideront à éviter un certain laxisme dans l’étiquette numérique et à améliorer votre communication.

De nombreuses entreprises travaillent presque exclusivement par courrier électronique, ce qui en fait une excellente base pour la mise en réseau, l’échange d’idées et le suivi.

En raison du nombre d’employés qui utilisent le courrier électronique, l’accent est mis sur l’étiquette numérique lors de la lecture ou de l’écriture de messages. Cependant, malgré l’utilité évidente, il est difficile de trouver des professionnels qui peuvent utiliser efficacement le courrier électronique pour communiquer.

La nécessité de répondre à un grand nombre de courriels peut entraîner un certain laxisme dans l’étiquette numérique, mais ce n’est pas une excuse. Voici donc 20 conseils qui vous aideront à améliorer et à respecter l’étiquette dans la communication électronique professionnelle.

1. Présentez-vous

Entamer une conversation avec quelqu’un en supposant qu’il sait déjà qui vous êtes n’est pas un bon début.

Votre nom et votre adresse électronique peuvent sembler étranges ou hors contexte à un destinataire. Pour éviter ce problème, communiquez quelque chose sur vous-même en utilisant vos coordonnées comme aide-mémoire.

2. Votre adresse électronique doit être professionnelle

L’utilisation d’une adresse électronique personnelle est un gros faux pas dans l’étiquette du courrier électronique professionnel.

De nombreuses personnes qui lisent ces courriels ont immédiatement le sentiment que l’expéditeur n’est pas professionnel ou qu’il n’est pas en mesure de maintenir la confidentialité.

3. Maintenez les conversations sur des sujets impersonnels

Les courriels de travail ne doivent pas traiter de sujets personnels. Cela signifie qu’ils ne doivent pas devenir le sujet de conversations privées au bureau ou sur Internet.

Ne saisissez pas d’informations que vous ne seriez pas sûr de laisser sur un tableau d’affichage.

4. Utilisez des salutations professionnelles

Si vous n’êtes pas en mesure de lancer un courriel d’affaires avec le professionnalisme qu’il mérite, peut-être devriez-vous envisager d’adopter des services d’examen.

Des expressions comme « Hey » et « Hello » ne sont pas déplacées chez les amis, mais au travail, vous devriez utiliser « Good morning » ou « Hello ».

5. N’utilisez que rarement les points d’exclamation

Il est facile de supposer que la personne qui se trouve de l’autre côté d’un courriel professionnel n’est pas professionnelle et est plutôt puérile si elle continue à utiliser les points d’exclamation. Si c’est vraiment nécessaire, un seul suffit.

6. Soyez rapide dans vos réponses

Vous n’avez pas besoin de garder les notifications actives et de répondre instantanément.

Evaluez la nature du courriel et répondez en conséquence. Une période de 24-48 heures est la plus appropriée. Cependant, être rapide ne fait jamais de mal.

7. Protégez les informations confidentielles

Faites de votre mieux pour préserver la confidentialité de vos informations.

Personne ne souhaite que ses données, y compris les informations personnelles et commerciales, soient portées à la connaissance du public, surtout s’il y a une possibilité qu’elles se retrouvent entre de mauvaises mains. En plus des implications juridiques, cela vous donne l’air collant.

8. N’écrivez jamais de « courriels de colère »

Le courrier électronique ne disparaît pas à moins d’être supprimé. Cela signifie que votre attitude et vos expressions ont toujours des conséquences, surtout si votre ton est colérique, lorsque vous avez affaire à des personnes, par exemple en cas de licenciement, de discussion ou de réprimande.

9. Soyez clair et concis

Les courriers électroniques professionnels doivent être clairs et aller droit au but. Utiliser beaucoup de mots sans faire passer le message que vous essayez de communiquer sèmera la confusion chez le destinataire.

Les chiffres et les représentations visuelles aident à communiquer le message.

10. Relisez toujours tout

Révisez le message avant d’appuyer sur le bouton d’envoi. Cela inclut la lecture (à voix haute si nécessaire) pour détecter les erreurs contextuelles et orthographiques qui pourraient communiquer des significations différentes.

11. Confirmer la réception d’un courriel

Confirmer la réception d’un courriel montre à quel point vous êtes professionnel. Ce n’est pas seulement une question d’étiquette, cela vous aide à vous démarquer dans un domaine où peu de gens se souviennent d’être polis.

12. Attachez avec soin

Après avoir reçu l’autorisation d’un destinataire particulier de joindre des documents (en particulier des gros), attachez le document correctement au courriel.

Certains services de révision savent comment communiquer vos pensées et utiliser les outils appropriés pour comprimer les pièces jointes afin qu’elles soient adaptées au fournisseur de messagerie du destinataire.

13. Évitez de tout mettre en majuscules

Si vous avez déjà été engueulé ou si vous vous êtes disputé avec un ami, vous savez ce que l’on ressent lorsqu’on reçoit un message tout en majuscules.

L’utilisation de ce format pour communiquer votre message va à l’encontre de toutes les formes professionnelles d’étiquette numérique. De plus, vous aurez l’air agressif.

14. Utilisez la fonction « répondre à tous » avec modération

Si tous les membres de la chaîne de courrier électronique ont besoin des informations que vous communiquez, il est utile d’utiliser la fonction « répondre à tous ».

Dans tous les autres cas, certaines personnes de votre liste n’apprécieront pas le message que vous recevrez. De plus, il peut être dangereux si le message est confidentiel.

15. Gardez à l’esprit à qui vous vous adressez

Tous les courriers électroniques professionnels doivent indiquer immédiatement que vous savez à qui vous avez affaire.

Votre maîtrise du sujet montre que vous comprenez vos interlocuteurs et que vous pouvez réagir en conséquence. Si le destinataire est formel, soyez formel et vice versa.

16. N’insultez personne

Cela s’applique à tous ceux à qui vous envoyez des courriels, y compris les fournisseurs qui ne respectent pas une livraison et vos concurrents. Tenez-vous en à ce que vous voulez communiquer sans offenser qui que ce soit.

17. Envoyez un courriel de remerciement après avoir rencontré un client

C’est toujours une bonne idée de montrer à vos clients combien ils sont précieux et combien il est agréable de les rencontrer en personne.

Même dans ce cas, vous n’avez pas besoin d’attendre de retourner au bureau pour envoyer un courriel de remerciement. Incluez dans votre message quelques points sur ce qui a été discuté et sur l’intérêt de les rencontrer en personne.

18. Utiliser des modèles pour la personnalisation

Il existe de nombreux outils efficaces avec lesquels vous pouvez créer des modèles. Cela vous permettra de gagner du temps lors de la rédaction de courriers électroniques standardisés. Grâce à ces modèles, vous pouvez personnaliser les courriers électroniques de manière unique, en les différenciant pour votre équipe et vos différents clients.

19. Saisissez toujours une signature

Répondre à votre e-mail ne doit pas être compliqué. C’est pourquoi vous avez besoin d’une signature pour aider le destinataire à rester en contact avec vous.

Les signatures des courriels communiquent des informations sur vous et votre entreprise, en particulier lorsque votre adresse ne contient pas ces informations. En outre, vous pouvez apprendre à inclure des liens vers vos comptes de médias sociaux avec essay shark.

20. Former votre équipe

La formation de votre équipe est une démarche extrêmement utile et vous aide à toujours respecter l’étiquette numérique professionnelle. Ne supposez pas qu’ils ont tout compris, souvent un seul mauvais courriel suffit à ruiner un bon travail. Une fois la formation terminée, ils respecteront toutes les règles selon lesquelles votre entreprise fonctionne.